Você está abrindo sua empresa nesse exato momento ou já possui uma organização consolidada, porém ainda não implantou o gerenciamento de projetos na sua organização?
Vamos te ajudar, pois para implementar uma metodologia de gestão de projetos na sua organização, é importante que você tenha atenção em alguns pontos.
Apesar dos seus melhores esforços para gerenciar um projeto, a implantação da metodologia de gestão de projetos não é tão simples e pode falhar por diversas razões.
Dentre as razões que podem levar ao fracasso, há a falta de compromisso e experiência dos executivos, as expectativas não realistas, a definição pobre de requisitos, a seleção de processos inapropriados, as lacunas entre a rotina implantada e os requisitos de negócios necessários, e os recursos inadequados no software de gestão de projetos adotado, o alto foco em custo e prazo, deixando de lado as outras áreas de conhecimento de projeto, orçamentos irrealistas, má gestão do projeto que subestima o impacto da mudança, falta de formação e educação, má comunicação, etc.
Com tantos fatores de fracasso, as chances de sucesso de implantação de uma metodologia parece impossível, mas não é!
Abaixo listamos o passo a passo, conforme nós da Almirante Engenharia implantamos a metodologia de gestão de projetos nas empresas que nos contratam.
Passo 01: Criar um plano de projeto:
Inicialmente, utilizando o PM Canvas, nós criamos o plano de projeto em uma atmosfera altamente criativa, diferente pessoas criam em conjunto um plano de projeto, através de um método colaborativo pleno, no qual todos os stakeholders do projeto participam com proatividade, suprimindo a tão conhecida burocracia e o excessivo preenchimento de documentos desnecessários.
Para a implantação ser bem-sucedida e entregue no prazo, no orçamento e com a aceitação do cliente, é fundamental criar um Canvas de garantia de sucesso de maneira colaborativa, como parte de uma implementação de uma metodologia em grande escala.
Isso irá te ajudar a:
Reduzir e controlar os custos do projeto;
Garantir que as metas sejam cumpridas;
Minimizar surpresas;
Fornecer uma análise objetiva;
Proporcionar paz de espírito e confiança entre os executivos e os membros da equipe do projeto;
Passo 02: Padronize os Processos
Parte da implantação de uma metodologia de gestão de projetos está na padronização dos processos, buscando simplificar e otimizar a rotina. E a primeira coisa que precisamos padronizar no ambiente de projetos são as nomenclaturas utilizadas na gestão. A padronização de processos é importante para que a comunicação flua com facilidade, onde todos passam a falar a mesma língua. Além disso, evita-se a perda de tempo para fazer a definição de certos pontos no meio do projeto.
Algumas dessas nomenclaturas são:
Tipos de Projeto: Existem diversas formas de classificar projetos, mas seu objetivo principal é permitir identificar o volume de projetos gerenciados na organização com natureza semelhante, assim como permitir medir performance entre eles, analisando diferentes fatores. Quanto a isso, alguns exemplos de tipologias para classificação consideram fatores como complexidade, área do conhecimento, natureza do serviço e o tipo de produto a ser gerado.
Registro de Tempo: Ao classificar os tipos de horas gastas nos projetos, é possível entender onde os gerentes de projetos estão gastando mais tempo e ainda identificar oportunidades de otimização. Alguns exemplos comuns são: horas de gerenciamento, resolução de problemas, reunião, atendimento a clientes, entre outros.
Tipos de Custo: Ao classificar os custos por atividades, conseguimos saber, assim como no registro de horas, onde estamos gastando mais dinheiro e como podemos economizar.
Exemplo: Na Almirante, em projetos de construção, nós controlamos os custos das atividades de produção de acordo com sua composição orçamentária.
Tipos de Questão: O registro das questões tem por objetivo classificar todas as questões e problemas ocorridos no projeto. Trata-se do controle mais importante do projeto, pois trata diretamente os problemas e as questões do projeto.
Uma ferramenta comum para identificar o problema é o diagrama de Ishikawa do ou Diagrama Espinha de peixe, um gráfico cuja finalidade é organizar o raciocínio em discussões de um problema prioritário, em processos diversos.
Situações: Basicamente, serve para deixar claro o status de um projeto ou de uma atividade. Assim, a situação nos ajuda a compreender, em pouco tempo, em que fase se encontra uma determinada etapa ou projeto.
Uma boa prática é associar uma cor a cada situação, por exemplo, a cor vermelha pode significar atraso, e a cor azul, mostrar o que já foi concluído. Uma ferramenta que utilizamos na Almirante Engenharia para ajudar todos a terem uma melhor visualização de dados, de modo a estimular a conquista de resultados é o Kanban.
Passo 03: Alinhe os fluxos de trabalho
Para assegurar uma padronização na maneira como os projetos serão conduzidos em toda a organização, você precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente os fluxos de trabalho.
Portanto, entenda as dependências entre eles durante o desenvolvimento das atividades do projeto para garantir a alocação de recursos próprios e o cumprimento dos prazos dos projetos. Aproveite também para identificar quais são as etapas cruciais, gerarão impactos no cumprimento de prazo de todo o projeto.
Passo 04: Simplifique
Simplifique a priorização e seleção de projetos. Uma técnica interessante, utilizada pela Almirante é a adoção de uma lista de prioridades baseada em critérios de avaliação com pesos e comparativos. Assim, evitamos a situação de empreender esforços em um projeto pouco alinhado com os objetivos do negócio, e deixar de lado outro que agregaria o valor desejado.
Critérios: Os critérios são utilizados para pontuar os projetos, e refletirão a importância do projeto em relação a uma perspectiva de avaliação. Alguns exemplos são: ROI (Retorno sobre o Investimento), custo do projeto, prazo de implantação, prioridade e complexidade.
Indicadores: Os indicadores são utilizados para agrupar os critérios, definindo o peso de cada um na classificação do projeto. Agrupando os critérios de custos do projeto e retorno sobre investimento, temos, por exemplo, um indicador financeiro. Dessa forma reforçamos a necessidade de um estudo de viabilidade de projetos detalhado para tomar a decisão ótima "GO", "NO-GO" do projeto.
Comparativos: Os comparativos são utilizados para agrupar os indicadores, facilitando sua utilização na seleção dos projetos. Normalmente, os grupos são formados por três indicadores, classificados em:
Eixo Horizontal (X)
Eixo Vertical (Y)
Tamanho (Z)
Na avaliação gráfica, os projetos que estão no quadrante superior direito são os mais relevantes para estratégia da empresa, e os demais precisam ser avaliados se realmente geram valor para o negócio.
Passo 05: Descreva as funções e responsabilidades:
Para que a colaboração e comunicação funcione perfeitamente, é fundamental definir e formalizar todo envolvimento e responsabilidade, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. A definição correta das responsabilidades evita tarefas publicadas, disputas e dúvidas sobre quem deve assumir quais responsabilidades.
As principais funções de uma atividade no projeto se divide em:
Responsável: O responsável pelo gerenciamento do projeto. Ele deve planejar e executar plenamente o projeto até a sua conclusão.
Executor: Tem a função de executar suas atividades, informando esforço realizado, percentual realizado e datas reais de início do trabalho e de conclusão.
Equipe: Não é incumbido de entregar o produto final em uma atividade, mas está como um apoio ao trabalho e não é o principal responsável. Ele o executa, informando esforço e percentual realizado.
Valida: Valida o término de uma atividade informando fim real. Assim, tem o papel de analisar se a entrega foi realizada corretamente e se ela atende aos requisitos e expectativas do cliente.
Observa: Em suma, apenas consulta as informações e acompanha se elas têm uma função direta no desenvolvimento da atividade ou do projeto.
Passo 06: Identifique e Analise os Riscos
Sabemos que todo projeto envolve riscos em sua execução. O gerenciamento dos riscos é indispensável para que o projeto corra a menor quantidade possível de riscos.
É o momento de tentar prever todas as situações indesejáveis que pode vir a ocorrer dentro da execução de um projeto. A partir disso, os riscos devem ser classificados quantitativamente e qualitativamente.
Passo 07: Crie uma comunicação eficiente
Ter uma comunicação eficiente significa promover a integração dos stakeholders do projeto em diferentes níveis. A comunicação se beneficia de reuniões periódicas que sirvam para fazer o acompanhamento do andamento do projeto. Atualmente os aplicativos de reuniões encurtaram ainda mais as distâncias, não sendo necessárias reuniões com a presença física de uma parte interessada.
Isso evita a propagação de ideias e de conceitos equivocados a respeito das atividades e dos resultados do projeto, bem como ajuda a firmar a periodicidade em que um documento será enviado e recebido, esclarece dúvidas, é dadas sugestões, e a troca de ideias favorece o resultado final.
Passo 08: Considere o estabelecimento de indicadores e metas
Estabeleça metas diversas, tanto para a equipe quanto individualmente. Através do PCDA (Plan, Check, Do, Act), você pode fazer o acompanhamento dos indicadores para o atingimento de metas de maneira dinâmica e com o feedback adequado, quando necessário. As conquistas devem ser celebradas, enquanto as falhas devem ser transformadas em oportunidades.
A definição de metas feitas da maneira correta pode garantir a adoção de metodologias diversas de execução, como a metodologia ágil. Como cada pessoa consegue entregar aquilo que lhe é designado, a conclusão do projeto se torna mais fácil.
Passo 09: Gestão de Mudança
Lembrem-se, o escopo do projeto, cronograma não deve ser engessado. Mesmo que já tenha sido aprovado por todos os stakeholders, mudanças podem acontecer devido ao grau de imprevisibilidade e característica única do projeto.
Nesse momento, é fundamental fazer uma gestão adequada de mudanças, já que, do contrário, o projeto pode sair dos trilhos. É importante documentar todas as modificações feitas para posterior análise e aprendizado e também delegar novas tarefas acerca das mudanças, assim como reorientar o fluxo de recursos, caso necessário.
O ideal é fazer modificações únicas a cada vez para evitar que se perca o controle sobre o impacto de cada alteração, tão logo a necessidade de mudança seja identificada.
Passo 10: Lições aprendidas
O uso das lições aprendidas permite a organização aprender com suas experiências, pois o uso correto do processo nos ajuda a não repetir erros que já foram cometidos no passado, e a reaproveitar o que fizemos de melhor. Trata-se de uma ferramenta crucial para melhoria contínua de todo o processo.
É por isso que a gestão de mudanças deve ser feita de maneira totalmente registrada. Com isso, em uma análise futura, é possível entender quais são os pontos de mudança que podem ou devem ser aplicados de maneira antecipada no escopo de novos projetos.
Vamos iniciar a gestão de projetos na sua organização?
Estamos a disposição para te ajudar!
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