Os indicadores são ferramentas essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizações, possibilitando mensurar a qualidade e eficiência dos processos, indicando o grau de competitividade da empresa em relação aos concorrentes e a preferência dos clientes. Os resultado são fundamentais para a análise crítica dos desempenhos, para a tomada de decisões e para o novo ciclo de planejamento.
A característica essencial para uma boa gestão da organização é a capacidade de aplicar com sucesso seus indicadores para a medição de seu desempenho, viabilizando um maior conhecimento de seus processos, relacionados com os pontos críticos, permitindo uma avaliação contínua da eficiência, eficácia e efetividade de seus gerenciamentos, processos e pessoas.
Para superar todos os desafios empresariais, tais como a escassez de mão de obra qualificada, falta de investimentos, capacidade limitada de produção, custos elevados de logística, impostos e tributos, crédito restrito entre outros, é importante ter disciplina, criatividade e inovação em uma gestão inteligente de alta performance com a redução de custos e aumento de eficiência.
Tipos de Indicadores:
Existem vários aspectos que devem ser considerados na criação dos indicadores, como a complexidade de operação, fatores internos e externos e interdependências. Desse modo é adequado estabelecer categorias e definir indicadores por processos, setor, produtos e por equipe.
Existem quatro tipos de indicadores que podem ser usados para medir o desempenho de todas as partes de uma empresa. São eles:
a) Estratégicos
Os indicadores estratégicos informam o quanto a organização se encontra na direção da consecução de sua visão e refletem o desempenho em relação aos fatores críticos para o êxito. Com eles, é possível descobrir onde está a empresa em relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente, indicam o caminho e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa em detrimento ao que deveria ser.
Exemplo: Índice de crescimento da receita.
b) Produtividade / Eficiência
Os indicadores de produtividade medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos e devem andar lado a lado com os de qualidade.
Exemplo: Produtividade de cada colaborador, por hora trabalhada e por hora/máquina.
c) Qualidade
Os indicadores de qualidade focam nas medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço.
Medem como o produto ou serviço é percebido pelos usuários e a capacidade do processo em atender os requisitos desses usuários. Estes ajudam a compreender qualquer desvio ou não-conformidade ocorrida durante um processo produtivo.
Exemplo: Quantidade de reclamações que um serviço recebe durante um período, que deve ser comparada ao nível de aceitação obtido pelo mesmo serviço.
d) Capacidade
Medem a capacidade de resposta de um processo através da relação entre saídas produzidas por unidade de tempo.
Exemplo: Quantidade de produtos que uma máquina consegue embalar durante um determinado período de tempo.
Metas ou Indicadores
Metas e indicadores devem ser utilizados em conjunto, para auxiliar a gestão, criar rotinas de trabalho e fortalecer o engajamento de equipes.
Metas são valores quantitativos ou qualitativos a serem atingidos em um determinado momento futuro. Há um prazo determinado, porém quando o prazo é longo, a recomendação é definir pontos intermediários, para permitir o acompanhamento mais efetivo.
São os indicadores que nos permitem o acompanhamento, monitoramento e avaliação dos projetos, programas, políticas e da própria organização para o cumprimento das metas estabelecidas.
Como estabelecer metas?
A definição de metas é fundamental para uma gestão com foco em resultados. Porém as metas deverão ser realistas e alinhadas aos limites de atuação, competências, responsabilidades, know-how e experiências dos colaboradores e da organização.
Metas inatingíveis podem causar estresse, frustração e até penalidades aos profissionais.
Para estabelecer metas reais para equipe é importante:
a) Estar bem informado.
Importante entender o momento da empresa, situação do mercado, estratégias corporativas, medidas econômicas, concorrentes e novas tecnologias e outras informações que possibilitem uma visão abrangente.
b) Contar com a participação dos colaboradores.
A participação dos colaboradores reforça o comprometimento de todos. Uma iniciativa interessante é adotar a metodologia OKR (Objectives and Key Results), baseada em um modelo de gestão com foco em objetivos e resultados, por meio da administração, controle e acompanhamento de metas e indicadores. Por meio desta, o gestor e colaborador atuam em conjunto mas cabe ao próprio profissional estabelecer ao menos 60% de suas metas.
c) Reavaliação das metas com frequência.
É recomendável a reavaliação ao menos uma vez por semestre, das metas estratégias, planos de ação e resultados gerais, além de considerar fatores externos como novas demandas, nichos e oportunidades, aquecimento ou retração da economia e perfil dos clientes.
d) Ser objetivo e planejar os meios.
É preciso ser objetivo e prático. As metas devem ser traduzidas em números, taxas ou percentuais para facilitar o entendimento de todos e eliminar a subjetividade, com o acompanhamento, análise e planejamento dos meios para atingi-lás.
e) Distribuir metas de acordo com as funções.
As metas devem ser distribuídas acordo com os limites de atuação de cada profissional para que todos tenham chances reais de atingir e superar os desafios designados.
f) Monitoramento dos prazos e resultados.
Cronogramas, prazos e resultados devem ser monitorados constantemente (PDCA) de modo a evitar atrasos e desvios das entregas.
g) Criar um sistema de recompensas.
É interessante criar uma conexão do sucesso da organização ao desempenho e comprometimento dos colaboradores, gerando incentivo ao trabalho em equipe e colaboração para juntos atingirem um resultado mais expressivo para toda empresa.
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